Secretária Administrativa

Estamos em busca de profissionais organizados e proativos para garantir a fluidez da rotina administrativa do escritório, oferecendo suporte estratégico e eficiente às áreas e lideranças.

A atuação será voltada para gestão de agendas, documentos, comunicação, logística e contratos, assegurando conformidade, prazos e qualidade na execução das tarefas do dia a dia. Além disso, será referência no atendimento interno e externo, mantendo os sistemas atualizados e contribuindo para um ambiente corporativo ágil e bem estruturado.

Sobre nós

Somos um escritório com mais de 35 anos de atuação nacional, reconhecido pela solidez e abrangência. Atendemos uma carteira corporativa composta pelas maiores instituições financeiras do país, além de grandes empresas nacionais e multinacionais.

O que buscamos

Profissionais comprometidos com excelência, organização e qualidade, que tenham mentalidade voltada para crescimento e inovação. Pessoas que gostem de atuar com dinamismo, mantendo a comunicação clara e garantindo suporte eficiente às lideranças.

1. Gestão de agenda e compromissos de lideranças: reuniões, viagens, prazos, follow-up e lembretes. 
2. Atendimento e interface (telefone, e-mail, whatsapp, teams, redes sociais, presencial) com clientes, fornecedores e colaboradores, garantindo cordialidade e registro. 
3. Organização e guarda de documentos físicos e digitais, com controle de versões, prazos e acesso (sigilo e conformidade). 
4. Logística administrativa: reserva de salas, materiais, coffee break, apoio a treinamentos e eventos internos. 
5. Gestão de correspondências (correios/motoboy), protocolos, notificações e consolidação de fechamentos mensais. 
6. Fluxo de contratos: controle de assinaturas (Docusign), aditivos, vigências, cancelamentos e interface com áreas. 
7. Suporte ao financeiro: organização de documentos, conferência básica de boletos, encaminhamento a contas a pagar. 
8. Atualização de sistemas corporativos (CPJ, ClickUp, Teams) e manutenção de cadastros e pastas padrão. 
9. Cotações de serviços, compras e treinamentos; comparação e indicação. 
10. Compras administrativas e facilities: chips de telefonia, brindes institucionais, materiais de escritório, controle de fornecedores administrativos, passagens aéreas, reserva de hotéis; 
11. Suporte nos reembolsos da Diretoria; 
12. Interface com manutenção predial e serviços gerais 

1. Indicadores administrativos: tempo de resposta, cumprimento de prazos, eficiência de rotinas; apoio em relatórios. 
2. Apoio à comunicação institucional operacional, endomarketing e integração de novos colaboradores (convites, confirmações, informativos, avisos internos, materiais necessários para suporte às demais áreas, treinamentos, , recepção). 
3. Preparação para auditorias e premiações: checklists, documentos, evidências e relatórios de conformidade. 
4. Governança de arquivos e contratos: taxonomia, nomenclatura, trilhas de auditoria e acessos. 
5. Controle e acompanhamento do e-mail de contato Gabardo e Terra. 
6. Controle e acompanhamento do Whatsapp principal da empresa. 
7. Controlar o uso das salas, gerenciando agendas, conflitos e prioridades, bem como preparar os ambientes para reuniões, visitas e eventos, assegurando layout, equipamentos e insumos adequados. 
8. Apoiar logisticamente a rotina do escritório e atuar como interface com recepção/portaria, garantindo organização, fluidez e padrão institucional. 
9. Realizar inscrições de cursos e treinamentos das equipes, garantindo demais necessidades logísticas; 

Buscamos pessoas comprometidas com o crescimento profissional e focados na excelência no atendimento aos clientes.

Requisitos:

Escolaridade: Ensino Superior cursando em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.

• Pacote Office (Word, Excel, Outlook, teams).
• Noções de organização de documentos, atas e gestão de agendas.

Habilidades:

• Comunicação clara e postura profissional.
• Capacidade de lidar com logística simples (correios, motoboy) e processos administrativos básicos.

Diferenciais:

• Experiência anterior em rotinas administrativas ou secretariado.
• Familiaridade com ferramentas digitais e sistemas corporativos.
• Conhecimento do Sistema CPJ será considerado um diferencial.

• Remuneração fixa: R$2045.00
• Vale alimentação/Vale Refeição (R$ 31/dia);
• Vale farmácia;
• Totalpass (benefício corporativo de assinatura com + 5.000 academias);
• Regime de trabalho hibrido (uma vez por semana e presença necessária em reuniões que precisem de acompanhamento);
• Plano de Saúde Unimed;
• Plano odontológico;
• programas de educação continuada;
• Fornecimento de notebook próprio do escritório.
• Desconto em cursos de Inglês;
• Programas de desenvolvimento interno.

 Gabardo e Terra Advogados Associados, com sede em Curitiba e atuação em todo o território nacional, foi fundada em 1989 pelos sócios César Augusto Terra e João Leonelho Gabardo Filho.

Ao longo de mais de três décadas, consolidamos nossa trajetória entregando resultados consistentes e inovadores, sempre orientados pela visão de nossos fundadores: priorizar a solução dos problemas mais relevantes para nossos clientes.

Temos um histórico sólido de soluções jurídicas originais e práticas, com destaque para nossa capacidade de negociação estratégica e para o desenvolvimento de produtos jurídicos testados e reconhecidos nos tribunais.

Nosso compromisso é ser a primeira escolha de nossos clientes em questões jurídicas complexas, transações empresariais de grande impacto e disputas críticas, oferecendo sempre excelência técnica e segurança estratégica.